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湖南医药学院非招标采购方式管理办法(试行)

2016年06月06日 08:51  点击:[]


 

湖南医药学院

非招标采购方式管理办法(试行) 

湖医校发〔201626

 

第一章 总则

  第一条 为了规范学校采购行为,加强对采用非招标采购方式采购活动的监督管理,维护学校利益和采购当事人的合法权益,依据《政府采购非招标采购方式管理办法》和《湖南医药学院采购管理办法(试行)》等有关规定,制定本办法。

  第二条 采用非招标采购方式集中采购货物、工程和服务的,适用本办法。学校分散采购可以参照本办法执行。

  本办法所称非招标采购方式,是指竞争性谈判、单一来源采购和询价采购方式。

  第三条 资产管理处采购以下货物、工程和服务之一的,可以采用竞争性谈判、单一来源采购方式采购;采购货物的,还可以采用询价采购方式:

  (一)2-20万元的且不在学校协议采购或定点采购范围内的货物、服务;

(二)20万元以上100万元以下,达到学校招标数额标准、经校长办公会议批准采用非招标方式采购的货物、服务;

(三)2-20万元的拆除、装修、维修工程。

(四)20万元以上60万元以下,达到学校招标数额标准,经校长办公会议批准采用非招标方式的拆除、装修和维修工程。

 

第二章 一般规定

  第四条 达到学校招标数额标准的货物、服务采购项目,拟采用非招标采购方式的,资产管理处应当在采购活动开始前,按规定办理审批手续。

  第五条 根据本办法第四条申请采用非招标采购方式采购的,资产管理处应当提交以下材料并对材料的真实性负责:

  (一)采购项目名称、项目概况等项目基本情况说明;

  (二)项目预算金额、资金来源证明;

  (三)拟申请采用的采购方式和理由。

  第六条 资产管理处应当按照学校有关规定和本办法的规定组织开展非招标采购活动。

  任何单位和个人不得非法干预、影响评审过程和结果。

  第七条 竞争性谈判小组或者询价小组由资产管理处、归口管理部门或没有归口管理部门的使用部门(以下简称使用单位)代表和评审专家共3人以上单数组成。

  达到招标数额标准的货物或者服务采购项目,竞争性谈判小组或者询价小组应当由5人以上单数组成。

  第八条 竞争性谈判小组或者询价小组在采购活动过程中应当履行下列职责:

  (一)确认或者制定谈判文件、询价通知书;

  (二)从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于3家的供应商参加谈判或者询价;

  (三)审查供应商的响应文件并作出评价;

  (四)要求供应商解释或者澄清其响应文件;

  (五)告知资产管理处在评审过程中发现的供应商的违法违规行为。

  第九条 竞争性谈判小组或者询价小组成员应当履行下列义务:

  (一)遵纪守法,客观、公正、廉洁地履行职责;

  (二)根据采购文件的规定独立进行评审,对个人的评审意见承担法律责任;

  (三)配合资产管理处答复供应商提出的质疑;

  (四)配合监察处的投诉处理和有关部门监督检查工作。

  第十条 谈判文件、询价通知书应当根据采购项目的特点和实际需求制定。使用单位应当以满足实际需求为原则,不得擅自提高经费预算和资产配置等采购标准。

  谈判文件、询价通知书不得要求或者标明供应商名称或者特定货物的品牌,不得含有指向特定供应商的技术、服务等条件。采购软件、服务等技术含量较高的项目时,使用单位可以推荐3家以上市场报价和质量基本相当的品牌。

  第十一条 谈判文件、询价通知书应当包括供应商资格条件、采购邀请、采购方式、采购预算、采购需求、采购程序、价格构成或者报价要求、响应文件编制要求、提交响应文件截止时间及地点、保证金交纳数额和形式、评定成交的标准等。

  谈判文件除上述规定的内容外,还应当明确谈判小组根据与供应商谈判情况可能实质性变动的内容,包括采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款。

  第十二条 资产管理处应当通过发布公告、从报纪委、监察备案的供应商库中邀请不少于3家符合相应资格条件的供应商参与竞争性谈判或者询价采购活动。

  第十三条 供应商应当按照谈判文件、询价通知书的要求编制响应文件,并对其提交的响应文件的真实性、合法性承担法律责任。

  第十四条 供应商应当在谈判文件、询价通知书要求的截止时间前,将响应文件密封送达指定地点。在截止时间后送达的响应文件为无效文件,资产管理处或者谈判小组、询价小组应当拒收。

  供应商在提交询价响应文件截止时间前,可以对所提交的响应文件进行补充、修改或者撤回,并书面通知资产管理处。补充、修改的内容作为响应文件的组成部分。补充、修改的内容与响应文件不一致的,以补充、修改的内容为准。

  第十五条 谈判小组、询价小组在对响应文件的有效性、完整性和响应程度进行审查时,可以要求供应商对响应文件中含义不明确、同类问题表述不一致或者有明显文字和计算错误的内容等作出必要的澄清、说明或者更正。供应商的澄清、说明或者更正不得超出响应文件的范围或者改变响应文件的实质性内容。

  谈判小组、询价小组要求供应商澄清、说明或者更正响应文件应当以书面形式作出。供应商的澄清、说明或者更正应当由法定代表人或其授权代表签字或者加盖公章。由授权代表签字的,应当附法定代表人授权书。供应商为自然人的,应当由本人签字并附身份证明。

第十六条 采购项目经费主管部门与成交供应商应当在评审结果确定之日起5日内,按照采购文件确定的合同文本以及采购标的、规格型号、采购金额、采购数量、技术和服务要求等事项签订采购合同。

  第十七条 除资格性审查认定错误和价格计算错误外,资产管理处不得以任何理由组织重新评审。资产管理处发现谈判小组、询价小组未按照采购文件规定的评定成交的标准进行评审的,应当重新开展采购活动,并同时书面报告监察处和审计处。

  第十八条 成交供应商拒绝签订采购合同的,资产管理处可以按照本办法规定的原则确定其他供应商作为成交供应商并签订采购合同,也可以重新开展采购活动。拒绝签订采购合同的成交供应商不得参加对该项目重新开展的采购活动。

  第十九条 在采购活动中因重大变故,采购任务取消的,资产管理处应当终止采购活动,通知所有参加采购活动的供应商,并将项目实施情况和采购任务取消原因报送监察处和审计处。

  第二十条 资产管理处应当按照学校有关规定,依据采购合同规定的技术、服务等要求组织对供应商履约的验收,并出具验收书。验收书应当包括每一项技术、服务等要求的履约情况。大型或者复杂的项目,应当邀请专家或国家认可的质量检测机构参加验收。验收方成员应当在验收书上签字,并承担相应的法律责任。

  第二十一条 谈判小组、询价小组成员以及与评审工作有关的人员不得泄露评审情况以及评审过程中获悉的学校工作秘密、商业秘密。

  第二十二条 资产管理处应当妥善保管每项采购活动的采购文件。采购文件包括采购活动记录、采购预算、谈判文件、询价通知书、响应文件、推荐供应商的意见、评审报告、成交供应商确定文件、单一来源采购协商情况记录、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定以及其他有关文件、资料。采购文件可以电子档案方式保存。

  采购活动记录至少应当包括下列内容:

  (一)采购项目类别、名称;

  (二)采购项目预算、资金构成和合同价格;

  (三)采购方式,采用该方式的原因及相关说明材料;

  (四)选择参加采购活动的供应商的方式及原因;

  (五)评定成交的标准及确定成交供应商的原因;

  (六)终止采购活动的,终止的原因。

 

第三章 竞争性谈判

  第二十三条 竞争性谈判是指谈判小组与符合资格条件的供应商就采购货物、工程和服务事宜进行谈判,供应商按照谈判文件的要求提交响应文件和最后报价,资产管理处从谈判小组提出的成交候选人中确定成交供应商的采购方式。

    第二十四条 符合下列情形之一的采购项目,可以采用竞争性谈判方式采购:

  (一)招标后没有供应商投标或者没有合格标的,或者重新招标未能成立的;

  (二)技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或者具体要求的;

  (三)非资产管理处所能预见的原因或者非资产管理处拖延造成采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的;

  (四)因专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的。

  招标采购的货物、服务采购项目,招标过程中提交投标文件或者经评审实质性响应招标文件要求的供应商只有两家时,资产管理处经分管资产管理工作的校领导批准后可以与该两家供应商进行竞争性谈判采购,资产管理处应当根据招标文件中的采购需求编制谈判文件,成立谈判小组,由谈判小组对谈判文件进行确认。符合本款情形的,供应商最低数量应为两家。

  第二十五条 从谈判文件发出之日起至供应商提交首次响应文件截止之日止不得少于2个工作日。

  第二十六条 谈判小组应当对响应文件进行评审,并根据谈判文件规定的程序、评定成交的标准等事项与实质性响应谈判文件要求的供应商进行谈判。未实质性响应谈判文件的响应文件按无效处理,谈判小组应当告知有关供应商。

  第二十七条 在谈判过程中,谈判小组可以根据谈判文件和谈判情况实质性变动采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款,但不得变动谈判文件中的其他内容。实质性变动的内容,须经使用部门代表确认。

  对谈判文件作出的实质性变动是谈判文件的有效组成部分,谈判小组应当及时以书面形式同时通知所有参加谈判的供应商。

  供应商应当按照谈判文件的变动情况和谈判小组的要求重新提交响应文件,并由其法定代表人或授权代表签字或者加盖公章。

  第二十八条 谈判文件能够详细列明采购标的的技术、服务要求的,谈判结束后,谈判小组应当要求所有继续参加谈判的供应商在规定时间内提交最后报价,提交最后报价的供应商不得少于3家。

  最后报价是供应商响应文件的有效组成部分。

  第二十九条 谈判小组应当从质量和服务均能满足采购文件实质性响应要求的供应商中,按照最后报价由低到高的顺序提出3名以上成交候选人,且最后报价最低的原则确定成交供应商。

  第三十条 出现下列情形之一的,资产管理处应当终止竞争性谈判采购活动,发布项目终止公告并说明原因,重新开展采购活动:

  (一)因情况变化,不再符合规定的竞争性谈判采购方式适用情形的;

  (二)出现影响采购公正的违法、违规行为的;

  (三)在采购过程中符合竞争要求的供应商或者报价未超过采购预算的供应商不足3家的,但本办法第二十四条第二款规定的情形除外。

 

第四章 单一来源采购

第三十一条 单一来源采购是指从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。

第三十二条 采取单一来源采购的由使用部门提出,使用部门分管校领导签字同意,资产管理处审核,审计处审计签证,分管资产的校领导审核通过,报学校校务会批准。

  第三十三条 达到招标数额的货物、服务项目,拟采用单一来源采购方式的,经校务会议批准后,应当在学校指定媒体上公示。公示期不得少于3个工作日,公示内容应当包括:

  (一)使用部门名称、采购项目名称和内容;

  (二)拟采购的货物或者服务的说明;

  (三)采用单一来源采购方式的原因及相关说明;

  (四)拟定的唯一供应商名称、地址;

  (六)公示的期限;

  (七)资产管理处、监察处、审计处的联系地址、联系人和联系电话。

第三十四条 资产管理处收到对采用单一来源采购方式的异议,应当在组织补充论证,论证后认为异议成立的,应当依法依规采取其他采购方式;论证后认为异议不成立的,应当将异议意见、论证意见一并报监察处和审计处,并在学校指定的媒介上公布。

  第三十五条 采用单一来源采购方式采购的,资产管理处应当组织具有相关经验的专业人员与供应商商定合理的成交价格并保证采购项目质量。

  第三十六条 出现下列情形之一的,应当终止采购活动,发布项目终止公告并说明原因,重新开展采购活动:

  (一)因情况变化,不再符合规定的单一来源采购方式适用情形的;

  (二)出现影响采购公正的违法、违规行为的;

  (三)报价超过采购预算的。

 

 

第五章 询 价

第三十七条 询价采购是指对不少于三个供货商的报价进行比较以确保质量符合要求的情况下价格具有优势的一种采购方式。

第三十八条 在进行询价采购前,需成立三人以上单数的询价采购小组,采购小组一般由资产管理处、归口管理部门、使用部门等部门人员组成,采购小组凭事前确定的含有采购项目预算价格、物品名称、技术参数、安装调试、售后服务等内容的询价采购单进行采购询价。

第三十九条 询价采购邀请报价的供应商不得低于三家。只允许供应商提供一个报价。每一供应商或承包商只许提出一个报价,而且不许更改报价。询价小组不得同某一供应商或承包商就其报价进行谈判。

第四十条 报价的评审应当在询价采购小组成员均在场的情况下进行。

第四十一条 询价小组一般情况下应当在符合采购需求的供应商中按最低报价确定供应商。评审结果确定后,询价采购小组成员应当场在询价采购单上签字。

 

第六章 纪律与责任

第四十二条 资产管理处作为采购招标的业务主管部门,负责招标采购过程的组织工作,负责招标文件的拟定、发布及公示,负责招标文件的整理、归档和备案,负责对固定资产的验收,负责向使用单位提供合同签订和货款结算所需的招标文件复印件。

第四十三条 审计处作为采购招标的经济监督部门,负责组织对采购招标预算控制价的核定,根据有关规定履行经济审计职能。纪委、监察处作为采购招标的纪律监督部门,根据有关规定履行监督职能。

第四十四条 使用单位负责对采购物品的立项,参与招标过程,负责合同的拟定、审签,负责货物的接收及货款的结算工作。

 

第四十五条 有关部门和个人有违反本规定之行为的,参照《政府采购非招标采购方式管理办法》之规定予以处理。

 

第七章  附 则

第四十六条 本办法由资产管理处负责解释。

  第四十七条 本办法自2016511日起施行。以前有关规定与本办法相抵触的以本办法为准。



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