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湖南医药学院合同管理细则(试行)

2015年12月07日 09:53  点击:[]

 

湖南医药学院合同管理细则(试行)

 

湖医校发〔201548

 

第一章 总 则

第一条 为规范学校合同管理,防范风险,维护学校合法权益,根据上级有关规定,结合我校实际,制定本细则。

第二条 学校依法规范和完善各类合同的审查、签订、履行及纠纷处理程序,明确机关各部门、二级院部及有关人员的责任,保证各类合同的合法性与可行性。

第三条 本细则适用于学校及机关各部门、二级院部与其他法人或非法人组织、自然人之间订立的除人事聘用和劳动合同以外的所有合同,包括但不限于合作办学合同、科研合同、融资借贷合同、基建修缮工程合同、物资采购合同、投资合同、捐赠合同等。

本细则所称合同,包括合同、协议,以及其他设立、变更、终止权利义务关系的法律文书。

人事聘用和劳动合同的管理办法另行制定。

第四条 学校所签合同按照性质、所涉金额大小和重要程度,分重要合同和一般合同。

法律关系较为复杂、合同金额较大、对学校有重要影响的合同,包括涉外合同、涉及学校资产产权变动、投资、捐赠、合作办学、与外单位科研合作项目的合同以及金额在20万元以上的合同,为重要合同。涉及机关部门和二级院部职责范围内的一般事项及金额在20万元(含)以下的合同为一般合同。

第五条 学校合同管理实行统一授权、归口管理、分工负责的工作机制。

学校对科研、采购、捐赠、基建、撤除装修修缮、信息化、后勤经营服务类合同实行专项归口管理,除本细则有明确规定外,该类合同的订立、履行、变更和终止,由专项归口管理部门按照本细则规定的基本原则和程序,依照各类事务管理的有关办法,实行专门管理。

因工作需要,机关各部门、二级院部可对各自职责范围内需要学校统一授权审批办理的合同事项,比照专项归口管理合同向学校申请统一授权,学校依机关各部门、二级院部的申请,通过规范性文件将有关事项的合同立项、文本审批和签署权等授予有关机构或人员。学校统一授权合同的管理,比照专项归口管理合同进行。

第六条 学校合同管理实行合同承办人制度、合同立项分级审批制度、合同文本审查制度、合同文本分级审批制度、合同授权分级签署制度和合同编号登记备案制度。

第七条 学校各单位和个人在办理合同工作过程中应当遵循下列原则:

(一)依法签订合同,保证合同的合法性;

(二)切实履行合同,保证合同的有效性;

(三)有效监控合同,保证资料的完整性;

(四)及时处理合同纠纷,维护学校的合法权益。

第八条 任何单位和个人不得以任何方式泄露在合同管理过程中知悉的技术和工作秘密。

 

第二章 管理机构及其职责

第九条 学校合同由法制办、专项归口管理部门、业务主管部门和合同承办单位依各自权责进行管理和办理。

第十条 学校法制办是学校合同的综合管理和法律审查部门,主要职责为:

(一)制订学校合同管理的基本规章制度;

(二)为校内各单位办理合同事务提供一般法律咨询服务;

(三)受学校委托参与有关重大合同的洽谈等工作;

(四)负责对合同进行法律审查,依法提出法律意见;

(五)统一保管并按规定出具学校法定代表人授权委托书;

(六)负责对合同进行备案;

(七)协助及督促合同履行和合同纠纷处理;

(八)完成学校交办的其他工作。

第十一条 下列合同实行专项归口管理,其专项归口管理部门分别为:

(一)科研合同。科学研究与学科建设处是学校科研合同的专项归口管理部门,归口管理科研项目合同及技术开发、技术转让、技术咨询和技术服务合同的审查、签订、备案、履行及有关纠纷的协调处理;

(二)采购合同。资产管理处是学校除建筑主体工程建设、工程监理、勘察设计与咨询、基建市政费用四类基建合同和小基建设和修缮工程以外所有采购合同的专项归口管理部门,依照学校采购管理办法的规定,负责归口管理校内上述采购合同的审查、签订、备案、履行及有关纠纷的协调处理;

(三)捐赠合同。办公室是捐赠合同的专项归口管理部门,根据学校授权对各类捐赠进行归口登记和协调管理。一般情况,学校接受捐赠应通过办公室,由办公室代表学校进行接收和处理。校友捐赠由校友联络办负责接收。其他有相关规定的从其规定。

(四)基建合同。基建规划处是学校建筑主体工程建设、工程监理、勘察设计与咨询、基建市政费用四类合同的专项归口管理部门,负责归口管理上述四类合同的审查、签订、备案、履行及有关纠纷的协调处理;

(五)拆除装修修缮工程合同。后勤处是学校有关规定范围内的拆除、装修和修缮工程合同的归口管理部门,负责归口管理拆除、装修和修缮工程合同的审查、签订、备案、履行及有关纠纷的协调处理。

(六)信息化项目合同。信息化办公室是学校信息化项目合同的归口管理部门,负责归口管理信息化项目合同的审查、签订、履行及有关纠纷的协调处理。

()后勤经营服务合同。后勤处是食堂合作经营、食堂大宗物资采购供应、商贸门面出租合同的归口管理部门,负责归口管理上述合同的审查、签订、备案、履行及有关纠纷的协调处理。

专项归口管理部门可作为合同承办单位直接承办有关合同。

第十二条 机关各部门是合同所涉事项对应业务的业务主管部门,负责就合同中涉及本部门职权范围内的事项,进行业务审核,提出审核意见及建议。

专项归口管理部门是其归口管理合同的业务主管部门,该类合同中的事项涉及其他部门的,涉及的部门也是相应事项的业务主管部门。

业务主管部门可作为合同承办单位直接承办有关合同。

第十三条 学校机关各部门、二级院部按照各自职责或学校授权,为相应合同的承办单位,负责具体承办有关合同。除非学校另有规定或作出其他特别指定,下列合同的承办单位分别为:

(一)合作办学合同。本办法所称合作办学合同包括但不限于:学校同境外教育机构就在中国境内合作举办中外合作办学机构所签中外合作办学协议,学校与国外大学就进行学术交流、学生交换、教师访学等所签校际学术交流协议,学校与其他办学机构就合作开展成人教育所签协议,学校与政府、企业、事业单位或社会团体就联合开展进修、培训等所签合作协议。上述合同中对方当事人或合同事项涉外的,承办单位为国际交流合作处或相关教学科研单位,其他合同承办单位为教务处、继续教育学院或相关教学科研单位;

(二)科研项目合同。包括列入国家、地方及行业管理部门科技发展计划的纵向科研项目合同,学校受党政机关、企事业单位委托承担的技术开发、技术转让、技术服务、技术咨询等横向项目合同,承办单位为科学研究与学科建设处和相关教学科研单位;

(三)融资借贷合同。指学校依法向银行或依法向企事业单位融资的合同,承办单位为计划财务处;

(四)投资合同。指学校依法为开展投资经营所签合同,承办单位为计划财务处、资产管理处或学校控股公司;

(五)采购合同。指学校为有偿取得货物、工程和服务所签合同,包括购买、租赁、委托等合同,主要承办单位为资产管理处,协助承办单位为货物、工程和服务的归口管理部门和校内使用单位;

(六)拆除装修修缮工程合同,承办单位为后勤处。

(七)资产处置合同。包括资产的变卖、出租、出借合同,设施、设备的使用合同,承办单位为资产管理处;

(八)捐赠合同。指学校接受国内外组织、个人捐赠款物的合同,承办单位是资产管理处和款物的具体接收、使用单位,其中涉及奖学奖教、助学助教等款物的,承办单位为学生处、人事处、教务处与相关教学科研单位,涉及到校友捐赠款物的合同,承办单位是校友联络办公室或有关教学单位;

(九)基建合同。学校建筑主体工程建设、工程监理、勘察设计与咨询和基建市政费用合同的承办单位为基本建设与规划处;

(十)工程造价咨询合同。学校委托社会中介机构对建设项目工程造价进行咨询服务,合同承办单位为审计处;

(十一)信息化项目合同。学校信息化项目合同的承办单位为信息化办公室,其中属于建筑主体工程建设的项目,主要承办单位为基本建设与规划处,协助承办单位为信息化办公室;

(十二)后勤经营服务合同。承办单位为后勤处;

(十三)其他类合同。按照工作分工或学校授权,相应的机关各部门、二级院部为合同承办单位。未有明确职责分工的事项合同,由学校党委或校长指定合同承办单位。

第十四条 合同承办单位的主要职责为:

(一)负责所承办合同的可行性分析论证和合同对方当事人的资信调查;

(二)负责合同的洽谈和文本起草,将合同提交业务主管部门、归口管理部门业务审核,提交法制办法律审查,涉及金额10万元以上的提交审计处经济审计,并在审核通过后提请校长签署或校长授权签署;

(三)将合同正本及时提交归口管理部门备案,并最迟不得超过当年底前提交学校档案馆存档;

(四)负责具体执行合同,跟踪掌握合同履行情况,及时向学校汇报合同履行过程中发生的问题,提出解决问题的意见和建议,收集保管合同签订及履行过程中形成的有关资料;

(五)处理或协助处理合同纠纷;

(六)完成学校交办的其他工作。

合同有主要承办单位和协助承办单位的,一般由主要承办单位承担上述职责,需要协助承办单位承担部分职责或提供有关配合的,由主要承办单位进行协调或申请学校领导进行协调。

第十五条 实行合同承办人制度。合同承办单位须在本单位指定一名合同承办人,负责具体承办合同有关事务,对合同的程序合法合规负责。合同承办人应为本部门、本单位在编在岗正式工作人员,合同洽谈、签订、履行及纠纷处理过程中承办人工作调动的,承办单位应当及时确定新的合同承办人。原承办人与继任者之间应在单位负责人监督之下办理合同管理交接手续,未完成交接者,所在单位和人事处不得为其办理调动手续。

合同承办人须依照法律、法规和本细则的规定,按照所在单位的统一部署和要求开展工作,参与办理合同自最初协商起至履行完毕期间的所有相关事务,对中间出现的任何与合同有关的问题,承办人须及时向本单位负责人进行报告,由单位指定以承办人为主进行解决。

 

第三章 合同的订立

第一节 一般规定

第十六条 签订合同应当遵守国家法律、法规和政策规定,遵守学校合同管理制度,贯彻平等互利、等价有偿、诚实信用的原则。

第十七条 合同原则上应当由己方或以己方为主起草。国家或行业有标准或示范文本的,应当优先采用,并根据实际情况对合同进行补充、修改,依法维护己方权益。有关的科研合同,项目委托单位有格式合同和专门要求的,可根据实际情况采用。

第十八条 订立合同,一律采用书面形式。

各方经协商一致对合同的修改,补充合同的文书、电报、电传、图表等,是合同的组成部分。

设备清单、工程量清单、预算单()等一类文件可以作为合同的组成部分,但不得以其替代合同。

除特殊情况外,合同文本应当正式打印或印刷制作。

一般情况下,应在合同中约定合同文本至少由学校持有两份,一份用于学校档案馆归档,一份由承办单位保存。

第十九条 合同的语言应准确、严谨、简练。

合同中的术语、特有词汇、重要概念应设专款解释。

合同中涉及数字、日期时须注明是否包含本数,涉及金额的数字应同时附上大写。

第二十条 合同条款应当完备、严密,除根据法律规定或按合同性质必须具备的条款外,还可以根据具体情况约定其他条款。合同一般应包括以下条款:

(一)当事人的名称、住所,法定代表人姓名、职务,代理人姓名、职务、联系方式;

(二)标的(合同当事人权利义务共同指向的对象);

(三)数量;

(四)质量;

(五)价款或者报酬;

(六)履行期限、地点和方式;

(七)违约责任;

(八)解决争议的方法;

(九)其他根据合同的种类、标的应当具备的条款(包括但不限于合同正副本的份数,补充协议和附件的效力,合同是否公证或见证,合同中的定义条款,合同的生效条件,技术、商业秘密的保护,合同的有效期限等)。

第二十一条 合同有关争议的解决,一般情况下,应约定由己方所在地的人民法院管辖,以方便学校通过诉讼程序来维护合法权益。

第二十二条 合同设立担保的,应严格依照法律规定明确担保的期限、方式和范围,可以将担保作为主合同的一个条款,也可以另外签订独立的担保合同,作为主合同的附件。必要时,也可与对方当事人协商一致,根据实际情况将担保条款或担保合同设定为主合同的生效条件。

涉及担保的,应根据担保的性质进行合法性、真实性审查,重点审查保证人是否具备法定保证资格、是否具有代为清偿能力;抵押物是否依法可以抵押的财产,是否真实存在;质物是否依法可以质押的动产或者权利,是否真实存在。

第二节 合同立项

第二十三条 实行合同立项分级审批制度。任何合同都须审批立项。凡合同涉及经费属预算外开支的事项须按学校有关规定报学校党委会议审批立项。其中,专项归口管理合同事项由归口管理部门申报,非专项归口管理合同事项由承办单位申报。

第二十四条 凡合同涉及经费属预算内开支的事项按照以下规定审批立项:

专项归口管理合同涉及经费5万元(含)以下由归口管理部门负责人审批,5-20万元(含)由分管校领导审批,20万元以上由校长审批。以上含基建项目合同,且50万元以上的基建项目立项须提交党委会议审批。

非专项归口管理合同涉及经费2万元(含)以下由承办单位负责人审批,2-10万元(含)由分管校领导审批,10万元以上由校长审批。

凡属涉外、资产处置、投资、捐赠、国内合作办学、与外单位科研合作等重要合同立项按学校有关规定由党委会或校长审批。

第三节 合同洽谈与起草

第二十五条 合同承办单位在合同协商谈判之初,即应明确指定具体承办人,由承办人在承办单位直接领导下进行具体的协商工作。指定承办人的决定应当记录在案,并书面报学校法制办备案。

对于重要合同,需要加强人员力量的,合同承办单位可在本单位内部组成以承办人为主的合同谈判专门工作小组,需要其他方面提供协助的,也可报请校长组建以承办人为主较大范围的包括法律顾问在内的有关方面专家组成的专门工作小组。对于特别重要的合同,合同承办单位可商学校法制办安排学校聘请法律专业人员参与合同可行性研究、业务谈判、合同文本起草及签约活动,帮助论证把关。

第二十六条 合同承办单位及其承办人应在合同谈判前进行充分准备,制定工作预案,确定谈判策略;在谈判协商过程中,应及时向业务主管部门、主管校领导或校长、决策会议报告工作进展,遇有重大问题需要请示学校决策的,应及时提请学校会商研究,工作中可根据需要随时就有关问题征求相关部门及专家的意见,尽力争取和维护学校权益。

第二十七条 合同承办单位应在合同谈判协商的早期阶段组织对合同所涉项目进行可行性论证,认真评估合同签订及履行中的预期收益和风险,形成明确具体的可行性分析论证意见和结论。法律法规和政策对项目评估分析有明确要求的,应严格遵照执行。

第二十八条 合同协商洽谈和签订之前,合同承办单位及其承办人应当审查对方当事人的主体资格和履约能力,要求对方当事人出具相应的授权委托书、法人登记证、组织机构代码证、经营许可证、资产负债表、银行资信证明等能够证明其身份、资信的有关文件,必要时应当要求对方提供相应的担保。

合同承办单位及其承办人应当详细调查、了解和掌握对方当事人的下列情况:

(一)主体资格是否真实、合法、有效;

(二)资信情况是否全面、可靠;

(三)履约能力是否有保证;

(四)合同标的的真实性;

(五)委托的代理人其代理事项、权限和代理期限是否明确、有效;

(六)应当掌握的其他相关情况。

合同对方当事人履约能力或资信状况有瑕疵的,不应与其签订合同;必须签订合同时,应要求其提供合法、真实、有效的担保。其中,以保证形式作出的担保,其担保人必须是具有代偿能力的法人实体,并应对担保人适用前款规定进行审查。

第二十九条 在合同谈判、洽商过程中,应当遵守法律对要约和承诺的规定。对谈判、洽商过程中往来的电报、电传、信函、图表、电子数据交换和电子邮件等电文数据资料,要妥善保存。如有不同意见,应当及时回复对方,以免延误造成损失。

第三十条 合同承办单位及其承办人应当在谈判和洽商过程中,组织起草合同文本。

第四节 合同审查与审批

第三十一条 合同在签订之前,合同承办单位应将合同文本送审稿及与合同有关的文书材料提交业务审核、经济审计和法律审查。

在将合同文本送审稿报送审核时,承办单位应书面说明合同目的、合同洽谈的背景和过程、合同的具体承办人、相关业务主管部门的意见、可行性分析论证情况、合同执行的预期与设想等情况。

合同文本草案应当做到主体适格、内容合法、条款齐全、手续完备、权利义务明确、责任清楚、文字表述准确无歧义、法律风险可控,合同内容准确反映学校意图,符合学校利益。

第三十二条 业务审核。合同文本送审稿涉及下列事项的,分别由下列主管部门进行业务审核:

(一)涉及人事管理的,须由人事处进行审核;

(二)涉及财务管理的,须由计划财务处进行审核;

(三)涉及资产管理的,须由资产管理处进行审核;

(四)涉及人才培养与教育的,根据具体内容,须由教务处、学生处或继续教育学院进行审核;

(五)涉及科研工作的,须由科学研究与学科建设处进行审核;

(六)涉及国际合作与交流的,须由国际交流合作处审核;

(七)涉及安全保卫的,须由保卫处审核;

(八)涉及到信息化建设的,须由信息化办公室审核;

(九)涉及到归口管理部门的,须由归口管理部门审核;

(十)涉及其他事项的,按照管理权限由其他相应业务主管部门进行审核。

第三十三条 业务主管部门对合同文本送审稿进行业务审核时,主要审核合同的可行性、经济性,合同的业务风险,合同事项的有效管控,合同的业务管理责任等。

所有合同,凡涉及财务支出、资产变动的,计财处、资产管理处应负责对合同所涉及的资产权属的明确性、资金及资产审批手续的完备性及合同价款与结算方式等财务条款的合理性和合规性进行审核,提出意见。

第三十四条 经济审计。涉及使用资金10万元以上的投资合同、采购合同、修缮工程合同、资产处置合同、基建合同、信息化项目合同,合同承办单位须提请审计处参与并做经济审计。涉及使用资金2-10万元的投资合同、采购合同、修缮工程合同、资产处置合同、基建合同、信息化项目合同,合同承办单位须提交审计处审计备案。

第三十五条 法律审查。学校合同一律须提请法制办组织法律审查,主要审查合同的合法性、严密性与合程序性。

第三十六条 对重要合同文本送审稿,归口管理部门或承办单位应当召开由有关部门及专家参加的合同文本审查会,进行会商审查;对一般合同,也可根据需要召开合同文本草案审查会或征求有关专家的意见。

第三十七条 合同承办单位在将合同文本送审稿报送审核时,一般应为每个部门审核预留两至三个工作日的审核时间。审核部门应在上述时间之内提出审核意见,遇有需要调查核实有关事项或对有关问题作深入讨论分析等特殊情况的,可经分管校领导批准适当延长审核时间,因此而可能影响签约工作进程的,要与合同承办单位协商沟通,必要时还要由合同承办单位与合同对方当事人进行协商沟通。对审核意见,如承办单位与审核部门之间存在不同意见,经双方协商不能达成一致的,由承办单位、审核部门依程序报各自分管校领导研究处理,必要时按有关规定报校长或党委会议决定。

第三十八条 合同文本审核部门应对审核的合同文本送审稿出具书面审核意见,并须由审核部门负责人及具体审核人员签字。审核意见应明确、具体,禁止使用“原则同意”、“基本可行”等模糊性语言,上述语言的使用,视为对合同文本送审稿的否定。对非专项归口管理合同文本送审稿的审核,由学校法制办制定合同文本送审稿审核意见书样本,并上传至校园网指定位置,供合同承办单位下载填写并报送审核。专项归口管理部门应完善对专项归口管理合同的审查程序,保证合同审查质量。

合同审核部门在审核合同文本送审稿时,可根据需要,要求承办单位提供与合同有关的补充证明材料。

第三十九条 实行合同文本授权分级审批制度。任何合同文本都须审批后方可与对方正式签订。

校长授权专项归口管理合同涉及经费5万元(含)以下由归口管理部门负责人审批,5-30万元(含)由分管校领导审批。30万元以上由校长审批。

校长授权非专项归口管理合同涉及经费2万元(含)以下由承办单位负责人审批,2-20万元(含)由分管校领导审批。20万元以上由校长审批。

凡属涉外、资产处置、投资、捐赠、国内合作办学、与外单位科研合作等重要合同文本由校长审批。

第五节 合同签订

第四十条 实行合同分级授权签署制度。

校长授权专项归口管理合同涉及经费5万元(含)以下由归口管理部门负责人签署并加盖学校合同专用章,5-30万元(含)由分管校领导签署并加盖学校合同专用印章,30万元以上由校长签署并加盖学校合同专用章。

校长授权非专项归口管理合同涉及经费2万元(含)以下由承办单位负责人签署并加盖学校合同专用章,2-20万元(含)由分管校领导签署并加盖学校合同专用章,20万元以上由校长签署并加盖学校合同专用章。

凡属涉外、资产处置、投资、捐赠、合作办学、与外单位科研合作的重要合同由校长签署并加盖学校合同专用章。

以上合同签署,确需变更签署人或印章的,须申请校长专项授权,并由学校法制办出据授权委托书。

严禁在空白合同书上加盖任何印章。

第四十一条 合同的签署,我方在合同上签字之前,原则上应当让对方当事人先行在合同上签字盖章,或者双方同时签字盖章。对方先签字、盖章的情况下,学校合同承办人必须对合同逐条核对,保证合同内容无误。不得将学校已签字、盖章而对方未签字、盖章的合同,全部交给对方或邮寄对方签字、盖章,防止造成学校被动;但学校承担的由外部资助的科研项目类合同,确需学校将我方已先行签字盖章的合同交寄对方签字盖章的,由归口管理部门严格审核后视情决定,必要时报分管校领导、校长审定。

第四十二条 合同的末页应当载有合同正文条款,否则应标明“此页无正文”字样,以示末页仅为签字盖章页。严禁将仅有学校签字、盖章却无合同条款的合同末页,交、寄给对方签字盖章。向国家或地方政府申报科研项目的合同有此情形的,可按项目资助方的要求执行。

 

第四章 合同的履行

第四十三条 合同承办单位及其承办人应负责合同的执行,跟踪、监控和推动合同的实施,随时向分管校领导、必要时向校长和学校党委会议报告合同执行进展,协调解决或请求学校协调解决合同履行中遇到的问题,全面维护学校权益,保证合同得到全面、及时和正确的履行。

第四十四条 合同归口管理部门、业务主管部门依各自权责,督促和协助合同承办单位依法依约履行合同,根据承办单位的建议和学校要求,协助承办单位解决合同履行中遇到的问题。

合同履行过程中,需要有关部门和单位配合的,合同承办单位可以报告分管校领导协调有关部门和单位提供帮助,有关部门和单位不得无故拒绝。

第四十五条 合同正式生效前,学校不得实际履行合同。合同生效后,必须全面、及时、实际履行合同,除法律另有明文规定或合同有约定外,不得擅自改变或转让合同义务。

第四十六条 合同生效后,如对方不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定,合同承办单位应当及时申请学校向其发出要求全面、正确履行或者采取补救措施的书面函件督促其履约。如因对方违反合同而使己方受到损失,应当及时采取措施防止损失扩大,并注意收集、保全有关证据。如果本方不能履行合同,合同承办单位应当立即将相关情况报告分管校领导和合同归口管理部门,并积极采取补救措施,减少损失;遇有不可抗力等情况影响合同履行时,应当及时以书面形式通知对方,并积极采取措施减少损失发生,并注意收集、保全有关证据。

 

第五章 合同的变更与终止

第四十七条 变更和解除合同,应当符合法定或约定的条件。

第四十八条 合同承办单位及其承办人发现签约时的条件发生变化,继续履行合同将给学校造成损失时,应当及时告知合同归口管理部门,并向分管校领导、必要时向校长进行请示,建议变更或解除合同。

合同承办单位及其承办人在收到对方要求变更或解除合同的正式文件、信函或电报后,必须及时告知合同归口管理部门,并向分管校领导、必要时向校长进行请示,立即做出相应处理。

第四十九条 变更或解除合同应当注意以下事项:

(一)合同主体变更,应当征得合同各方同意;

(二)合同中有担保条款的,变更合同应当经原担保方同意并签章予以确认;

(三)合同经过上级主管部门批准的,变更或解除合同的协议应当报原批准机关批准;

(四)合同经过公证的,变更或解除合同的协议应当经有管辖权的公证机构公证;

(五)变更或解除合同的通知或答复应当在法定或约定的期限做出,并有效送达合同相对方;

(六)变更或解除合同的协议或通知应当采用书面形式;

(七)法律法规有特别规定的应当按法律规定办理。

第五十条 变更或解除合同参照本办法规定的合同签订程序进行。

 

第六章 法定代表人授权委托

第五十一条 除本细则和学校其他规范性文件授权外,未经校长授权,校内任何部门、单位和个人,不得以学校或本部门、本单位名义对外签订任何合同。

本细则和学校规范性文件明确规定由特定人代表学校签订合同的,校长保留随时亲自在合同上签字的权利。

学校法制办统一管理与合同相关的法人授权委托事宜,提供授权委托书格式文本,负责授权委托书的出具、编号及备案工作。

合同归口管理部门应当建立健全授权委托书保管使用制度,严格使用程序,避免出现不当使用的情况。

签订合同时需要学校提供法定代表人身份证明书的,比照授权委托书的出具与使用办法进行管理;需要学校提供法人组织机构代码证的,由党政办按规定程序审核办理。

第五十二条 除本细则和学校其他规范性文件授权外,需要申请校长授权委托或校长决定授权委托签订合同的,合同承办单位及其承办人应到学校法制办填写授权委托申请书,并由法制办报校长签署。

合同承办单位未能填写授权委托申请书,但校长在该单位关于合同事项的报告或请示上批示同意并指明由有关单位或人员代为签署合同的,视为校长授权委托,由学校法制办据此出据授权委托书。

第五十三条 对外出具学校法定代表人授权委托书,应载明委托代理人姓名、职务、代理事项、代理权限、代理期限,并由法定代表人签名,加盖学校印章。授权代理事项和权限必须具体明确,不得笼统使用“全权代理”字样。

 

第七章 合同用印、编号及备案

第五十四条 学校合同统一使用学校合同专用章,专用章由学校法制办统一保管,其使用和管理按有关规定执行。

因合同对方特别要求使用学校行政印章,须对方书面明示方可使用。

因工作实际需要使用部门公章,须由校长授权后方可使用。

第五十五条 使用合同专用章和学校行政印章必须严格遵照本细则规定的程序,印章管理部门只能对完成本细则规定的审批和签署程序的合同加盖印章。

在合同文本上加盖印章时,应当规范、清晰,并加盖骑缝章。若签署的合同文本有临时修订或补正之处,亦应由双方盖印予以确认。

第五十六条 法制办应加强对合同专用章使用的管理,建立健全专用章保管使用制度,严格使用程序,避免出现不当使用的情况。未经校长书面签字批准,任何人均不准携带学校行政印章和合同专用章外出签订合同。

第五十七条 法制办对加盖印章后的合同文本应当编号、登记、留存备案。

第五十八条 合同专用章若有遗失,法制办应负责及时登报声明作废,对责任者应追究相应责任。

 

第八章 合同纠纷处理

第五十九条 发生合同纠纷应争取通过双方协商来解决,协商不成的,可依合同约定选择通过仲裁或诉讼解决。学校需要向对方主张权益的,应在法律规定的诉讼时效内提起仲裁或诉讼,或通过向对方发送主张权益的函件中断诉讼时效,同时应注意避免损失扩大。

第六十条 合同纠纷的解决,专项归口管理以外的合同,一般以合同承办单位为主进行。纠纷发生时,合同承办单位应及时向主管校领导、必要时向校长和党委会议进行报告,并通知合同归口管理部门,同时应迅速收集有关证据,研究应对的对策和方案,向主管校领导提出解决的建议,经同意后抓紧进行解决。

专项归口管理的合同,合同纠纷的解决以专项归口管理部门为主,按前款规定程序进行办理。

因合同纠纷引致仲裁或诉讼的,合同承办单位应按照学校法律事务管理办法和诉讼案件办理程序的规定,及时依法进行应对和处理,不得拖延和应付了事。

第六十一条 合同承办单位及其承办人、专项归口管理部门在处理合同纠纷过程中应尽力维护学校权益,纠纷处理完毕,应形成书面报告,说明纠纷处理的过程和结果,并应对发生纠纷的原因作出分析,学校受到损失的,要说明造成损失的原因和责任以及为防止损失所采取的措施等。

 

第九章 合同备案、存档与资料收集管理

第六十二条  机关各处室和二级院部在办理合同事项时,应注意做好文字记录或形成书面材料。对于合同洽谈、签订和履行及纠纷处理过程中形成的所有相关资料,包括但不限于合同文本、可行性研究报告、授权委托书、校内审核文件、往来函件、法律文书等与合同有关的文字记录、函件、资料等所有材料,均应妥善加以收集和保管,不得遗弃、丢失和损毁。

合同洽谈、签订和履行及纠纷处理过程中,合同承办单位及其承办人应注意收集有关书面材料和证据。协商有关事项,应形成会议记录并由双方签字;进行交涉应形成书面文件,必要时应请法律专家审核把关;对外发函应通过挂号信或特快专递方式邮寄,或让对方当面签收,或通过公证送达,有关邮寄信件的回执、对方签字的收据等资料应一并妥善保存。

第六十三条  机关各部门、二级院部应当加强对合同文本及其他合同资料的管理,建立健全合同资料管理制度。合同归口管理部门、业务主管部门应按照各自权责负责本部门经手和管理的合同资料的收集、归档与保管工作。合同承办单位应做好合同签订前后及履行和纠纷处理过程当中形成的各种合同资料的收集、归档与保管工作。

合同承办单位管理合同资料应以合同承办人为主进行,单位负责人应加强检查督促,防止合同资料出现缺失。合同承办人工作发生变动的,工作交接时必须移交全部合同资料。

第六十四条 合同签订以后,合同承办单位应及时向归口管理部门提交一份合同进行备案。提交备案的合同原则上应当为原件。对于无故不提交备案的,合同归口管理部门可以报校长对承办单位提出批评,责令其改正。对于未及时提交备案的合同,如果发生纠纷,合同承办单位应承担相应责任。

合同归口管理部门应加强合同备案登记管理,建立完整的合同备案登记资料。

第六十五条 对于合同签订、履行及纠纷处理过程中形成的文件,合同承办单位应按照学校档案管理办法,及时将合同原件、有关资料原件送交学校档案馆归档,同时在本单位保存已存档文件资料的复印件,标明原件存档的时间和处所。

合同事项未了结之前,合同承办单位应连续不间断归集和保管有关材料,形成从合同谈判到签订直至履行完毕的一整套完整的合同资料,发生合同纠纷的,纠纷处理过程中形成的资料也要一并归集保存,对上述资料中需要存档的文件,依学校档案管理规定按年度上报存档。

第六十六条 合同承办单位及其他有关部门应建立健全合同资料内部管理制度,加强保密工作,防止合同资料和秘密外泄。

第六十七条 合同资料原则上应长期保存,法律法规或学校档案管理办法有特别规定的,从其规定。

需要销毁合同资料的,应履行相应的审批程序。

第六十八条 合同承办单位应建立动态的合同台账,加强对合同的跟踪管理。合同台账可记载以下内容:序号、合同号、合同名称、签约单位、签约人、合同标的、合同金额,履行情况及违约、变更、转让、解除等事项。

第六十九条 学校党政办印章管理人员在合同盖章时,应当对合同签署人进行审核,应当建立合同用印台账,留存备份合同复印件和合同审签表。

 

第十章 奖励与惩处

第七十条 合同归口管理部门、监察、审计和法制部门依照各自权限对学校合同管理工作实施监督、检查与指导,发现问题应及时报告校长并进行纠正和查处。

第七十一条 学校对在合同管理工作中作出成绩及避免或挽回经济损失者予以表彰和奖励。

第七十二条 有下列情形之一,情节严重造成重大经济损失的,对责任人予以纪律处分;涉嫌犯罪的,报送司法机关追究刑事责任:

(一)不按本细则规定签订合同的;

(二)签订有重大缺陷合同或无效合同的;

(三)审核人员无正当理由延误审核的;

(四)审核人员疏忽大意未审出合同重大缺陷的;

(五)未依法律和本细则规定变更或解除合同的;

(六)丢失合同文本及其他相关文件的;

(七)提供虚假资料的;

(八)超越授权或滥用授权的;

(九)玩忽职守,不积极认真履行合同,引起纠纷的;

(十)发生纠纷后,隐瞒情况或不及时汇报或不及时采取措施的;

(十一)应当或可以追究对方违约责任而擅自放弃的;

(十二)在合同签订或履行过程中,与对方或第三人恶意串通或收受贿赂的;

(十三)泄漏学校合同意向、商业秘密或其他机密的;

(十四)合同用印违反学校规定的;

(十五)不按规定收集、保管合同资料及将合同提交备案和存档的;

(十六)其他违反法律法规和学校规定,造成学校损失的。

 

第十一章 附 则

第七十三条 学校二级法人单位的合同按法律法规和学校有关规定管理,依法或按规定需要学校授权才能对外开展的合同事务,须申请学校授权后进行。

第七十四条 本细则由学校法制办负责解释。

第七十五条 本细则自20151030日起施行。

 

 

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